Warum CLM-Lösungen dein Budget retten können
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  • 24. Februar 2024
CLM-Lösungen
Die Fähigkeit, Prozesse zu digitalisieren, ist heute fast schon eine Aufgabe, die in Unternehmen erledigt werden muss. Verträge sind das Rückgrat vieler Geschäftsprozesse, und die effiziente Verwaltung von Verträgen ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Contract Lifecycle Management (CLM) Lösungen sind in der heutigen Geschäftswelt unverzichtbar geworden, da sie die Verwaltung von Verträgen optimieren und Unternehmen dabei helfen, Kosten zu sparen und Risiken zu minimieren. In diesem Blogbeitrag werden wir die Gründe beleuchten, warum CLM-Lösungen Dein Budget retten können und was genau ein CLM-System ist.

Was ist ein CLM-System?

Ein CLM-System, oder Contract Lifecycle Management-System, ist eine spezialisierte Softwarelösung, die entwickelt wurde, um den gesamten Lebenszyklus von Verträgen in einem Unternehmen zu verwalten. Dies umfasst die Erstellung, Genehmigung, Durchführung, Überwachung und Archivierung von Verträgen. Ein CLM-System automatisiert und zentralisiert diese Prozesse, was zu einer effizienteren und fehlerfreien Vertragsverwaltung führt.

Die Hauptkomponenten eines CLM-Systems umfassen:

    • Vertragsmanagement: Die Erstellung, Erfassung und Speicherung von Verträgen an einem zentralen Ort. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Verträge und dazugehörige Dokumente.
    • Vertragsverhandlung: CLM-Systeme erleichtern die Zusammenarbeit bei Vertragsverhandlungen, indem sie Änderungen und Kommentare in Echtzeit verfolgen und die Kommunikation zwischen den Parteien erleichtern.
    • Vertragsüberwachung: Die Überwachung von Vertragsfristen, Leistungen und Bedingungen ist ein wichtiger Teil eines CLM-Systems, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen.
    • Vertragsanalyse: Durch die Analyse von Verträgen können Unternehmen bessere Geschäftsentscheidungen treffen, indem sie Trends erkennen und datengesteuerte Erkenntnisse gewinnen.

Die Phasen des Contract Lifecycle Management (CLM)

CLM Prozess

Warum ein CLM-System dein Budget retten kann

Reduzierte Fehler und Risiken:

Ein Hauptvorteil von CLM-Lösungen ist die Minimierung von menschlichen Fehlern bei der Vertragsverwaltung. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Vertragsprüfung, -genehmigung und -erneuerung können Unternehmen sicherstellen, dass Verträge korrekt abgeschlossen und keine wichtigen Fristen oder Bedingungen übersehen werden. Dies hilft, rechtliche Risiken und damit verbundene Kosten zu minimieren.

Effizienzsteigerung:

Durch den Einsatz von einer CLM-Software können Unternehmen ihre Vertragsprozesse erheblich beschleunigen. Dies bedeutet, dass Verträge schneller abgeschlossen werden können, was wiederum zu einem schnelleren Umsatzwachstum führt. Die Zeit, die für die manuelle Vertragsverwaltung aufgewendet wird, kann reduziert werden, was dazu beiträgt, Ressourcen freizusetzen, die in anderen geschäftlichen Aktivitäten eingesetzt werden können.

Bessere Verhandlungen:

CLM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Verhandlungen auf eine informative und datengesteuerte Weise zu führen. Durch die Analyse von historischen Verträgen und die Verfolgung von Verhandlungsverläufen können Unternehmen bessere Vertragsbedingungen aushandeln. Dies kann zu günstigeren Preisen, besseren Zahlungsbedingungen und insgesamt vorteilhafteren Verträgen führen

Kosteneinsparungen:

Die Automatisierung von Vertragsprozessen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Die Reduzierung des Bedarfs an manueller Arbeit und Papierdokumenten spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Darüber hinaus hilft die bessere Verwaltung von Verträgen dabei, Doppelzahlungen und nicht autorisierte Änderungen zu verhindern, was ebenfalls zu Kosteneinsparungen führt.

Bessere Einhaltung der Vorschriften:

Die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften und Vertragsbedingungen ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Probleme und Strafen zu vermeiden. CLM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, die Einhaltung von Vertragsbedingungen und gesetzlichen Vorschriften genau zu überwachen und sicherzustellen. Dies kann teure rechtliche Konflikte und Strafen verhindern und somit das Budget schützen.

Sicherheit in der Vertragsverwaltung durch digitale Signaturen

Die Sicherheit in der Vertragsverwaltung hat in den letzten Jahren einen bedeutenden Wandel erfahren, insbesondere durch die Einführung von digitalen Signaturen. Diese Technologie hat die Art und Weise, wie Verträge abgeschlossen und verwaltet werden, grundlegend verändert und bietet zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Sicherheit.

Die Verwendung digitaler Signaturen ermöglicht es Unternehmen, Verträge online abzuschliessen, ohne physische Dokumente ausdrucken, unterzeichnen und versenden zu müssen. Dies hat nicht nur den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, sondern auch die Sicherheit in der Vertragsverwaltung verbessert. Hier sind einige wichtige Aspekte der Sicherheit in der Vertragsverwaltung durch digitale Signaturen:

    • Authentifizierung: Digitale Signaturen erfordern eine strenge Authentifizierung der beteiligten Parteien. Jeder Unterzeichner muss seine Identität nachweisen, um die digitale Unterschrift zu verwenden. Dies gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Verträge unterzeichnen können.
    • Verschlüsselung: Die Übertragung von Vertragsdokumenten und digitalen Signaturen erfolgt in der Regel über verschlüsselte Kanäle, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
    • Unveränderbarkeit: Digitale Signaturen sind technisch so gestaltet, dass sie nicht geändert werden können, sobald sie auf ein Dokument angewendet wurden. Dies stellt sicher, dass der Vertrag nach der Unterzeichnung nicht manipuliert werden kann.
    • Zeitstempel: Digitale Signaturen können auch mit einem Zeitstempel versehen werden, der den genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung festhält. Dies ist nützlich, um den Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung zu dokumentieren und eventuelle Streitigkeiten zu klären.
    • Rückverfolgbarkeit: Digitale Signaturen können mit Audit-Trail-Funktionen kombiniert werden, die den gesamten Prozess der Vertragsunterzeichnung verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Aktion nachvollziehbar ist und etwaige Unregelmässigkeiten erkannt werden können.
    • Gesetzliche Anerkennung: In vielen Ländern und Regionen weltweit haben digitale Signaturen eine rechtliche Anerkennung erhalten, die sie mit traditionellen handschriftlichen Unterschriften gleichstellt. Dies bedeutet, dass Verträge, die digital unterzeichnet wurden, vor Gericht Bestand haben.

 

Certifaction, eine Lösung für digitale Signaturen

Bei der Verwaltung eines Vertrags kann ein Dokument von einer Partei zur anderen hin und her gehen. Die Zertifizierung der Gültigkeit einer digitalen Signatur auf einem Dokument und die Sicherstellung, dass alle Anforderungen zur Zertifizierung des Dokuments erfüllt sind, ist von grösster Bedeutung. Certifaction ist eine Schweizer Software, um die Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit von elektronischen Dokumenten und e-Signaturen zu gewährleisten.
Certifaction bietet eine umfassende CLM-Softwarelösung, die speziell darauf ausgerichtet ist, Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Verträge zu unterstützen.

Wie kann ich einen CLM-Prozess in meinem Unternehmen einführen?

Als Experten für Tools wie Certifaction können wir dich bei der Einführung eines CLM-Prozesses in deinem Unternehmen unterstützen. Systematisiere Prozesse, gewährleisten die Sicherheit deiner Informationen durch eine Lösung, die deinen Bedürfnissen und denen deines Teams entspricht. Buche ein kostenloses Erstgespräch mit uns oder lies mehr über die Vorteile der Einführung von Certifaction und CLM in deinem Unternehmen.

Fazit

In der heutigen Geschäftswelt sind CLM-Lösungen nicht nur ein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Du kannst deinem Unternehmen dabei helfen, Verträge effizienter zu verwalten, Fehler und Risiken zu minimieren, Kosten zu senken und insgesamt dein Budget zu schützen. Die Investition in eine hochwertige CLM-Lösung, wie z. B. Certifaction, kann dir helfen, deine Geschäftsprozesse zu optimieren und Sicherheit und Genauigkeit zu gewährleisten.

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