Make für Einsteiger: Dein Start in die Automatisierung

Kennst du das Problem, dass immer wiederkehrende Aufgaben deinen Arbeitstag dominieren? Manuelle Arbeit kostet nicht nur Zeit, sondern hält dein Team davon ab, sich auf strategisch wichtige Tätigkeiten zu fokussieren.

Make bietet die Lösung! In diesem Blog zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du als Anfänger in Make einsteigst. Anhand eines praxisnahen Szenarios erklären wir den Automatisierungsprozess auf eine einfache und verständliche Weise.

Warum Automatisierung für Unternehmen unverzichtbar ist

Laut einer Umfrage von Karen Butner (2023) für das IBM Institute for Business Value stimmen 92 % der befragten Führungskräfte darin überein, dass die Arbeitsabläufe in ihren Organisationen bis 2025 digitalisiert sein und von AI-gestützter Automatisierung profitieren werden. Unternehmensleiter setzen verstärkt auf Innovation und erhöhen ihre Investitionen in die Automatisierung von Arbeitsprozessen als zentrale Strategie, um ihre Einnahmen zu steigern, den Erfolg zu sichern und das Überleben ihrer Organisationen in einem hoch kompetitiven Markt zu gewährleisten.

Ein entscheidender Punkt für den Start eines Automatisierungsprozesses ist der Einsatz von Automatisierungstools zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Minimierung menschlicher Eingriffe. Diese Tools umfassen End-to-End-Automatisierungsstrategien und konzentrieren sich auf die optimale Integration von Aufgaben in einen Geschäftsprozess. Tools wie Make ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe ohne Programmierkenntnisse zu optimieren, verschiedene Anwendungen zu integrieren und repetitive Aufgaben zu automatisieren.

Einführung in Make

Wahrscheinlich liest du diesen Blog, weil du bereits auf Make gestossen bist und herausfinden möchtest, wie du es in deine Arbeitsabläufe integrieren kannst. Mit Make kannst du verschiedene Anwendungen verbinden, individuelle Workflows erstellen und manuelle Aufgaben automatisieren, sodass du dich auf strategisch wichtigere Tätigkeiten konzentrieren kannst.

Make bietet eine intuitive visuelle Oberfläche, die auf sogenannten Szenarien basiert. Ein Szenario ist wie eine automatisierte Produktionskette, bei der jeder Schritt so gestaltet ist, dass eine bestimmte Aufgabe ohne manuelles Eingreifen ausgeführt wird.

Wie funktioniert ein Szenario in Make?

Ein Szenario besteht aus Modulen, die spezifische Aktionen innerhalb einer Automatisierung repräsentieren. Du kannst dir die Module wie Bausteine einer Montagelinie in einer Fabrik vorstellen: Jedes Modul erfüllt eine bestimmte Funktion, und zusammen schaffen sie einen effizienten Workflow.

Ein Modul kann:

• ‍Daten aus einer Anwendung empfangen (zum Beispiel: wenn eine neue E-Mail eingeht oder ein Formular ausgefüllt wird).

• ‍Informationen verarbeiten (zum Beispiel: Daten filtern, Formate konvertieren oder Berechnungen durchführen).

• Aktionen in anderen Anwendungen ausführen (zum Beispiel: eine Nachricht in Slack senden, eine Zeile in Google Sheets erstellen oder ein CRM aktualisieren).

So startest du mit der Erstellung eines Szenarios in Make

Bevor du ein Szenario in Make erstellst, solltest du eine wiederkehrende Aufgabe identifizieren, die du automatisieren möchtest. In diesem Beispiel bauen wir ein Szenario, das automatisch eingehende E-Mails in einem zentralen Postfach (z. B. info@unternehmen.com) kategorisiert und je nach Kategorie verschiedene Aktionen ausführt. Dazu gehören beispielsweise das Erstellen von Elementen in monday.com, das Senden von Nachrichten in Slack, das Weiterleiten von E-Mails oder das Speichern von Anhängen in Google Drive.

Hier findest du eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um dieses Szenario von Grund auf zu erstellen.

1. Melde dich bei Make an – Falls du bereits ein Konto hast, kannst du direkt loslegen und ein neues Szenario erstellen. Gehe dazu in dein Dashboard und klicke auf „Create a new scenario".
2. Falls du noch kein Konto hast, kannst du dich kostenlos registrieren und sofort mit der Automatisierung starten.

1. Füge das erste Modul hinzu, das dein Postfach auf neue E-Mails überprüft

Klicke auf den lila Button in der Mitte deines Editors, um ein neues Modul hinzuzufügen. Wähle ein Gmail-Modul und entscheide dich für „Gmail > Watch Emails".

Dieses Modul überwacht kontinuierlich deinen Posteingang und ruft automatisch neue E-Mails ab.

Verbinde dein E-Mail-Konto mit Make

Beim Hinzufügen eines Moduls musst du zunächst die Verbindung zu deinem E-Mail-Konto einrichten. Dadurch erhält Make die notwendige Berechtigung und kann auf deine E-Mails zugreifen.

Zusätzlich kannst du festlegen, welchen Ordner Make überwachen soll und welche Kriterien für die E-Mail-Erfassung gelten. So stellst du sicher, dass nur die relevanten Nachrichten in dein Szenario einfliessen.

Hier findest du weitere Details zur Konfiguration der erforderlichen Felder:

2. Verarbeite den E-Mail-Inhalt mit OpenAI

Füge ein zweites Modul hinzu: OpenAI GPT-4o > Create Completion. Dieses Modul nutzt AI, um den E-Mail-Inhalt zu analysieren und ihn in vordefinierte Kategorien einzuordnen.

Zum Beispiel kannst du ChatGPT anweisen, jeder eingehenden E-Mail ein Label zuzuweisen, um sie später entsprechend zu kategorisieren und in weitere Aktionen abzuleiten. Diese Kategorien könnten verschiedene Abteilungen deines Unternehmens sein, wie Marketing, Finanzen, Operations und HR.

Du kannst den Prompt folgendermassen konfigurieren:

Analysiere folgenden Text und ordne die Nachricht in folgende 4 Kategorien:
Personalwesen, Finanzen, Operation und Marketing.
Falls nichts zutrifft, ordne es in "Sonstiges" ein.
Gib mir als Antwort nur die Kategorie als einzelnes Wort.

Du kannst die restlichen Parameter wie folgt ausfüllen: 

‍

Die KI verarbeitet den E-Mail-Text und gibt eine einzelne Wortkategorie zurück (z. B. „Marketing“).

3. Kategorisierte E-Mails weiterleiten

Nachdem die E-Mails mit dem OpenAI-Modul kategorisiert wurden, können wir einen Router hinzufügen, um sie in den richtigen Workflow zu leiten.

Der Basic Router in Make wird verwendet, um einen Workflow in mehrere Pfade aufzuteilen, basierend auf bestimmten Bedingungen. In diesem Szenario leitet der Router die E-Mails je nach zugewiesener Kategorie an verschiedene Aktionen weiter (Marketing, Personalwesen, Finanzen, Operations oder sonstiges).

So fügst du einen Router in Make hinzu

1. Klicke auf „Weiteres Modul hinzufügen".
2. Gib in der Suchleiste „Flow Controls" ein und wähle „Router“ aus.