Effiziente Projekt- und Ressourcenverwaltung mit monday.com und MOCO

Entdecke, wie Blinno die Projekt- und Ressourcenverwaltung revolutioniert hat: Mit einer nahtlosen Synchronisierungslösung zwischen monday.com und MOCO haben wir eine Automatisierung geschaffen, die Zeit spart, Fehler reduziert und die Zeiterfassung sowie das Ressourcenmanagement effizienter gestaltet.

Veröffentlicht am

September 23, 2024

Projekt- und Ressourcenverwaltung mit monday.com und MOCO

Heutzutage nutzen Unternehmen verschiedene Tools zur Verwaltung ihrer Projekte und Ressourcen. Bei Blinno setzen wir auf monday.com für die Projektplanung und Aufgabenverteilung und auf MOCO für die Abwicklung von den Projektressourcen und die Finanzverwaltung. Um sicherzustellen, dass die Daten zwischen beiden Plattformen stets konsistent sind, haben wir ein automatisiertes Synchronisierungsszenario entwickelt, das die manuelle Eingabe überflüssig macht.

MOCO und monday.com: Übersicht

MOCO und monday.com sind leistungsstarke Tools, die Unternehmen in verschiedenen Bereichen der Projekt- und Ressourcenverwaltung unterstützen. Bei Blinno setzen wir beide Plattformen ein, um die Verwaltung von Projekten und das Monitoring von Ressourcen effizient zu gestalten. Hier ist ein kurzer Überblick über die beiden Tools:

MOCO

MOCO ist eine umfassende Business-Management-Software, die speziell für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Zu den Hauptfunktionen gehören:

Projektverwaltung: Verfolge den Projektfortschritt, die Abrechnung und Budgets an einem zentralen Ort.
Finanzmanagement: MOCO ermöglicht die Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und Budgetkontrollen in Echtzeit, was die Transparenz über die finanziellen Aspekte eines Projekts gewährleistet.
Zeiterfassung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt in MOCO erfassen, was eine präzise Abrechnung und effizientes Projekt-Controlling ermöglicht.
Abwesenheitsverwaltung: Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheiten werden direkt in MOCO verwaltet, was für eine zentrale Übersicht sorgt.

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monday.com

monday.com ist ein flexibles und benutzerfreundliches Work Operating System (Work OS), das Teams ermöglicht, Projekte zu planen, Aufgaben zu organisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Zu den wichtigsten Features gehören:

Projektmanagement: monday.com bietet eine intuitive Plattform, auf der Teams Aufgaben, Meilensteine und Deadlines verwalten können. Es unterstützt visuelle Ansichten wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Kalenderansichten.
Ressourcenplanung: Die Plattform ermöglicht eine klare Übersicht über die Verfügbarkeit von Ressourcen, einschliesslich Teammitgliedern und externen Beteiligten.
Kollaboration in Echtzeit: Mit monday.com können Teams Dateien teilen, kommentieren und an Aufgaben zusammenarbeiten, was die Produktivität und Kommunikation steigert.

Die Herausforderung: Mehrfache Dateneingabe und inkonsistente Informationen

Unser Team bei Blinno sah sich einer zeitintensiven und fehleranfälligen Herausforderung gegenüber: Wenn Projekte in monday.com voranschritten, mussten dieselben Daten manuell in MOCO eingepflegt werden. Dies führte oft zu:

Inkonsistenzen zwischen beiden Plattformen, z. B. bei Kundeninformationen und der Projekt-Zeiterfassung.
Verzögerungen bei der Projekteinrichtung in MOCO, was den Start von Projekten erschwerte.
Erhöhter Arbeitsaufwand, da Daten mehrfach in verschiedenen Systemen gepflegt werden mussten.

Um dieses Problem zu lösen, haben wir eine Automatisierungslösung mithilfe von Make entwickelt, die Projekte in monday.com und MOCO nahtlos miteinander synchronisieren.

Die Lösung: Automatische Projekt-Synchronisierung

Das entwickelte Szenario verbindet monday.com und MOCO mithilfe von Make (ehemals Integromat) und sorgt dafür, dass bei Änderungen an Projekten in monday.com automatisch die entsprechenden Schritte in MOCO ausgeführt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass beide Systeme immer auf dem neuesten Stand sind.

Situation: Bei Blinno wird unmittelbar nach dem Gewinn eines Deals ein Projekt mit dem Status “Neu” erstellt. Der Head of Operations füllt dann alle erforderlichen Felder auf dem Board in monday.com aus, wie zum Beispiel die Priorität, Budget, den Zeitplan und die Abrechnungsart. Wann immer ein Projekt in monday.com den Kickoff-Status erreicht, müssen diese relevanten Felder in MOCO übertragen werden, um das Projekt dort zu erstellen und weiterzuverfolgen.

Das Problem, das gelöst wird:

Manuelle Dateneingabe: Die Notwendigkeit, Daten in beiden Systemen manuell einzugeben, führte zu Fehlern und inkonsistenten Informationen.
Verzögerungen: Das manuelle Erstellen von Projekten in MOCO verzögerte den Projektstart und erhöhte den Arbeitsaufwand.
Dateninkonsistenzen: Inkonsistente oder fehlende Daten, wie z. B. nicht zugewiesene Projektleiter oder falsche Budgets, können zu Problemen in der Projektverwaltung führen.

“100 % unserer Projekte werden automatisiert abgeschlossen.” - Matthias Tannò, Co-Founder Blinno

Wie funktioniert diese Lösung?

Auslöser in monday.com: Der Prozess beginnt, sobald ein Projekt in monday.com in den „Kickoff“-Status wechselt. Ein Webhook in Make erkennt diese Statusänderung und startet die Automatisierung.

Webhook: Bei der Integration mit Anwendungen/Diensten von Drittanbietern sind Webhooks eine Möglichkeit für diese Anwendungen, Make zu benachrichtigen, wenn etwas passiert. Ein Webhook ist eine Benachrichtigung mit Daten über ein Ereignis, die von einer App an eine andere App oder Webseite gesendet wird. Make verwendet Webhooks als sofortiger Auslöser, um das Szenario auszuführen.

Datenabruf: Über eine API werden alle relevanten Projektdetails aus monday.com abgerufen. Dies umfasst nicht nur die Hauptaufgabe, sondern auch Unteraufgaben, Projektleiter, Budget und Kundeninformationen.
Datenverarbeitung: Die abgerufenen Daten werden durch verschiedene Module in Make verarbeitet, z. B. die Berechnung von Daten wie Projektlaufzeiten oder Budgets.
Konditionen und Prüfungen: Der Workflow überprüft, ob alle notwendigen Daten vorhanden auf monday.com sind, bevor das Projekt in MOCO erstellt wird. Falls wichtige Informationen fehlen (z. B. Projektleiter oder Dauer), wird eine Benachrichtigung an der Head of Operations gesendet, um die Daten zu vervollständigen.
Projekt-Erstellung in MOCO: Wenn alle Daten korrekt sind, wird das Projekt automatisch in MOCO angelegt. Dazu gehören:
- Projektname, Budget und Projektleiter.
- Kundeninformationen und Währung.
- Abrechnungsdetails wie Stundensatz und Projektdauer.
Updates und Synchronisierung: Sobald das Projekt erfolgreich in MOCO erstellt wurde, aktualisiert monday.com Daten wie Budget und tatsächlicher Zeitaufwand für das Projekt. Jeder PL kann sehen, ob sein Projekt auf Kurs ist, mit dem Budget bzw. der Zeit.

Zeiterfassung in monday.com

Eine der wichtigsten Anforderungen im Projektmanagement ist das Zeit-Tracking, da sie die Grundlage für die Projektabrechnung und das Controlling bildet. Einer der Vorteile der Integration von monday.com mit MOCO besteht darin, dass wir eine Aufzeichnung der Zeit erstellen können, die für jedes Projekt und somit für jede der Aktivitäten aufgewendet wurde. Mit dieser Funktion können wir kontrollieren:

Wie viel Zeit unser Team für jede Aufgabe aufgewendet hat
Wie viel Zeit tatsächlich für die Durchführung des Projekts aufgewendet wurde.
Wenn mit dem Kunden ein Zeitlimit vereinbart wurde, können wir kontrollieren, wie viele Arbeitsstunden noch übrig sind.
Je nach Art der Rechnungsstellung werden die von unserem Team geleisteten Stunden genau berechnet.

Dadurch haben wir stets einen aktuellen Überblick über den Projektfortschritt, eine Prognose der Arbeitszeiten und die Teamkapazitäten, was eine bessere Ressourcenplanung und Abrechnung ermöglicht.

Vorteile und Nutzen dieser Lösung

Die von Blinno entwickelte Automatisierungslösung zur Projekt-Synchronisierung zwischen monday.com und MOCO bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl den Arbeitsaufwand reduzieren als auch die Effizienz steigern:

‍Zeitersparnis: Durch die Automatisierung der Projekt-Erstellung und -verwaltung wird der manuelle Aufwand drastisch reduziert. Projektinformationen müssen nicht mehr in beiden Systemen separat eingegeben werden, was wertvolle Zeit spart und den Fokus auf wichtigere Aufgaben ermöglicht.

‍Verbesserte Planung und Transparenz: Mit der Synchronisierung von Abwesenheiten und Projektinformationen wird die Planung von Ressourcen wesentlich transparenter. Das Team hat immer einen aktuellen Überblick darüber, wer verfügbar ist und welche Projekte in welchem Status sind, was eine realistischere und effizientere Ressourcenplanung ermöglicht.

‍Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben sind fehleranfällig. Durch die Synchronisierung werden Daten automatisch und konsistent zwischen monday.com und MOCO übertragen. Dies minimiert das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe, wie fehlende Informationen oder inkorrekte Daten.

Fazit: Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion

Mit dieser Automatisierung konnten wir bei Blinno den Prozess der Projekt-Erstellung und -verwaltung zwischen monday.com und MOCO deutlich effizienter gestalten. Die Reduzierung der manuellen Eingaben und die Synchronisation der Daten sorgen für eine reibungslose Abwicklung der Projekte in beiden Systemen.

Unsere Lösung reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt dafür, dass unser Team sich auf das konzentrieren kann, was wirklich wichtig ist: Die erfolgreiche Umsetzung von Projekten.

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