Die besten Tools zur Workflow-Automatisierung zur Förderung deines Unternehmens

n8n ist ein Open-Source-Workflow-Automatisierungstool, das Entwicklern und technisch versierten Benutzern grosse Flexibilität bietet. Es ermöglicht die Erstellung und Anpassung von Workflows durch Programmierung und Erweiterungen.

Funktionen:

• Open-Source: Kostenlos nutzbar und anpassbar nach Bedarf.
• Hohe Flexibilität: Erstelle benutzerdefinierte Workflows mit JavaScript.
• Erweiterbar: Integration zusätzlicher Funktionen und Module durch Community-Plugins.
• Selbst gehostet: Volle Kontrolle über deine Daten und Automatisierungen.
• Visuelle Programmierung: Benutzerfreundliche Oberfläche für einfache Workflows.

Nintex

Nintex ist eine führende Plattform für Geschäftsprozessmanagement und Workflow-Automatisierungen. Es bietet eine umfassende Suite von Tools zur Automatisierung, Optimierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen.

Funktionen:

• Visueller Workflow-Designer: Drag-and-Drop-Oberfläche zur Erstellung komplexer Workflows.
• Dokumentenmanagement: Automatisiere Dokumentenerstellungen, -überprüfungen und -genehmigungen.
• Mobile Unterstützung: Zugriff und Verwaltung von Workflows von mobilen Geräten aus.
• Analytik: Detaillierte Analysen und Berichte zur Überwachung der Prozessleistung.
• Integration: Nahtlose Integration mit vielen Unternehmenssystemen und -anwendungen.

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Wie funktioniert ein Automatisierung-Tool?: Ein Beispiel 

Nachdem du ein Tool zur Prozessautomatisierung ausgewählt hast, ist es wichtig zu verstehen, wie es funktioniert und wie es in deinem Unternehmen eingesetzt werden kann. Jedes Tool hat seine eigene Terminologie und kann Prozesse auf unterschiedliche Weise ausführen. Um dir eine Vorstellung von der Funktionsweise eines Automatisierungswerkzeugs zu vermitteln, nehmen wir ein Beispiel mit make.com:

1. Identifiziere den Auslöser (Trigger):
   • Stell dir vor, du möchtest, dass jedes Mal, wenn eine neue E-Mail in deinem Google Mail-Posteingang ankommt, eine Aktion ausgeführt wird.
2. Definiere die Aktion:
   • Beispiel: Wenn die E-Mail ein bestimmtes Stichwort in der Betreffzeile enthält, wird eine Kopie der an diese E-Mail angehängten Dateien in einem bestimmten Ordner in Google Drive gespeichert.
3. Erstelle den Workflow (Szenario):
   • Schritt 1: Wähle Gmail als Auslöser-App und konfiguriere den Trigger (neue E-Mail).
   • Schritt 2: Füge eine Bedingung hinzu, um nur E-Mails mit dem bestimmten Stichwort im Betreff zu berücksichtigen.
   • Schritt 3: Wähle Google Drive als Aktions-App und konfiguriere die Aktion (E-Mail-Anhänge in einem bestimmten Ordner speichern).
4. Testen und Aktivieren:
   • Teste das Szenario, um sicherzustellen, dass es wie gewünscht funktioniert.
   • Aktiviere das Szenario, damit es automatisch ausgeführt wird, wann immer der Trigger auftritt.

Dieses einfache Beispiel zeigt, wie leicht es ist, mit Make einen Workflow zu erstellen, der Routineaufgaben automatisiert und Zeit spart.

Wie man das richtige Automatisierungstool auswählt

Bedarfsanalyse‍

Die Auswahl des richtigen Automatisierungstools für dein Unternehmen beginnt mit einer gründlichen Bedarfsanalyse. Bestimme die Prozesse, die automatisiert werden sollen, und identifiziere die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens, wie z. B. die Integration mit vorhandenen Systemen, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit.

Skalierbarkeit

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Skalierbarkeit. Wähle ein Tool, das mit deinem Unternehmen wachsen kann und in der Lage ist, erhöhte Arbeitslasten und komplexere Automatisierungsanforderungen zu bewältigen.

Kosten

Kosten spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Auswahl. Berücksichtige sowohl die anfänglichen Investitionen als auch die laufenden Kosten. Vergleiche die Preispläne der verschiedenen Tools und prüfe, ob sie in dein Budget passen.

Support und Community

Überprüfe die Verfügbarkeit von technischem Support und die Qualität des Kundendienstes. Eine aktive Benutzer-Community kann ebenfalls hilfreich sein, um Lösungen für Probleme zu finden und Best Practices auszutauschen.

Fazit 

Workflow-Automatisierungstools transformieren die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, und bieten zahlreiche Vorteile von erhöhter Effizienz bis hin zu Kosteneinsparungen. Durch die sorgfältige Auswahl des richtigen Tools für deine Bedürfnisse kannst du deine Geschäftsprozesse erheblich verbessern und in der heutigen dynamischen Marktumgebung wettbewerbsfähig bleiben.