Offconsult

Als ganzheitliches Beratungs-, Innenarchitektur– und Planungsunternehmen bietet Offconsult seit mehr als 20 Jahren professionelle Immobiliendienstleistungen an. Im ersten Halbjahr 2023 hatten wir die Gelegenheit, die Arbeitsprozesse von Offconsult durch den Einsatz der WorkOS-Software monday.com und der Agentursoftware MOCO zu verbessern.

Das Ziel war es, monday.com als durchgängiges Tool von Sales über das Projektmanagement bis zum Projektabschluss zu nutzen. Darüber hinaus sollte neu die Möglichkeit bestehen, Zeiten direkt in monday.com auf die geplanten Aufgaben zu buchen. Ein weiterer Wunsch bestand darin, eine nahtlose Integration zwischen dem Backoffice, insbesondere im Bereich der Abrechnung und des Zeitmanagements der Mitarbeitenden, zu ermöglichen. Dadurch soll den Mitarbeitenden die Arbeit erleichtert und die Effizienz des gesamten Unternehmens gesteigert werden. Auch sollen auf diese Weise umfassende Einblicke in die Ressourcenübersicht gewonnen werden.

Um diese Ziele zu erreichen, haben wir eine vollständige Integration von monday.com und MOCO durchgeführt. Die Kontakt- und Firmendaten wurden bidirektional synchronisiert und repetitive Arbeitsschritte wurden automatisiert oder effizienter gestaltet. In monday.com können nun Projekte samt Unterprojekten angelegt werden. Mit nur einem Klick lässt sich daraus eine Offerte in MOCO generieren, die direkt in monday.com als PDF verfügbar ist. Zudem können neu erstellte Projekte in monday.com direkt nach MOCO übertragen werden. Das ermöglicht den Mitarbeitenden, unmittelbar ihre Arbeitszeit dem jeweiligen Projekt zuzuordnen. Insgesamt haben wir 16 solcher fortschrittlichen Automatisierungen eingeführt, um die Abläufe unseres Kunden effizienter zu gestalten.

Damit Offconsult eine Übersicht erhält über die zur Verfügung stehenden Ressourcen, wurde zusätzlich eine umfassende Ressourcenübersicht in monday.com erstellt, die alle Projekte zusammenführt und auch Ferien– und Abwesenheitszeiten berücksichtigt, indem sie diese aus MOCO integriert.

Durch die nahtlose Zusammenführung von monday.com und MOCO konnte Offconsult seine Arbeitseffizienz auf eine neue Stufe heben. Nun garantiert der fliessende Arbeitsablauf eine optimale Zusammenarbeit aller Beteiligten. Dank der neu implementierten Ressourcenplanung kann Offconsult seine Mitarbeiter gezielt einsetzen. Ausserdem bietet eine klare Projektübersicht jetzt einen schnellen Überblick über den Fortschritt aller Projekte.