„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“
– Seneca
Die Leistungskurve – das unterschätzte Produktivitätstool
Schon im alten Rom wusste man augenscheinlich, dass die richtige Nutzung der Zeit der Knackpunkt ist, um wirklich produktiv zu sein. Nun sagt man uns Schweizern ja nach, dass bei uns, mehr als bei allen anderen Völkern der Welt, die Kraft in der Ruhe liegt. Wäre es da nicht schön, diese wohlverdiente Ruhe noch ausgiebiger geniessen zu können, weil alle Aufgaben des Tages nach der eigenen Leistungskurve organisiert und dadurch zeiteffizient erledigt wurden? Finden wir auch. Deswegen beschäftigen wir uns mit den wichtigsten Aspekten zum Thema Leistungskurve.
Die Leistungskurve, auch Biorhythmus genannt, beschreibt, in welchen Abschnitten des Tages ein Mensch im Schnitt am leistungsfähigsten ist und wann er nur zu wenig Output in der Lage ist, egal wie sehr er sich anstrengt. Ein erstes Hoch stellt sich direkt am Morgen ein und hält sich mit einer kleinen Delle (typischerweise die Pause für den zweiten Kaffee) bis kurz vor dem Mittagessen. Danach folgt das allseits bekannte Mittagstief. Eine zweite Hochphase am Nachmittag wird gegen Abend vom sogenannten Abendabschwung abgelöst.
Diesen Verlauf der eigenen Energie über den Tag hat sicher jeder schon einmal an sich oder an Kollegen beobachtet. Um diese Erkenntnis nun wirklich für sich nutzen zu können, ist der erste und wichtigste Schritt, sich seiner persönlichen Leistungskurve überhaupt bewusst zu werden. Diese kann so aussehen wie beschrieben, kann aber auch an manchen Stellen vom Durchschnitt abweichen. Hier ist Selbstbeobachtung gefragt. Es kann helfen, über mehrere Tage zu notieren, wann genau man sich leistungsfähig fühlt, wann ein Abschwung der Leistungsfähigkeit eintritt und wann sie wieder zurückkehrt. Hieraus sollte sich ein persönliches Muster ergeben, an das sich nun die eigene Produktivität anpassen kann.
Nun ist sicher bei vielen im Hinterkopf ein Gedanke: „Wie soll das gehen? Ich muss nun mal acht Stunden im Büro arbeiten. Ich kann nicht einfach aufhören, wenn ich gerade nicht leistungsfähig bin.“ Vollkommen richtig. Auch wenn es zu wünschen wäre, dass auch Arbeitgeber mehr Rücksicht auf diese Fakten nehmen, ist das in der Realität natürlich noch lange nicht angekommen. Deswegen gibt es eine andere Möglichkeit, auf den eigenen Rhythmus zu hören. Die geschickte Einteilung der zu erledigenden Aufgaben.
In jedem Job gibt es Routineaufgaben und solche, die volle Konzentration und Leistungsfähigkeit erfordern. Aber um eine sinnvolle Organisation dieser Aufgaben zu gewährleisten, ist auch hier zunächst eine bewusste Wahrnehmung notwendig. Oft arbeiten wir Dinge ab, wie sie uns zugeteilt werden. Wir lassen uns durch eingehende Mails ablenken, Kollegen brauchen schnell noch eine Auskunft oder Hilfe bei einer Aufgabe oder im Meeting tauchen ganz wichtige neue Punkte auf, die auch noch bei der Ausarbeitung des Projekts berücksichtigt werden müssen.
Hier helfen zunächst eine Sortierung und Priorisierung der Aufgaben nach Grad der Konzentration, die sie verlangen. Die Beantwortung von Mails kann zum Beispiel auf den Mittag verlegt werden, wenn die Leistungskurve einen niedrigen Wert hat. Sämtliche Routineaufgaben finden einen guten Platz dort, wo der Konzentrationslevel nicht hoch ist. Aufgaben, die eine hohe Leistungsfähigkeit erfordern, sollten dann erledigt werden, wenn die eigene Leistungskurve auf Vollgas steht. Ganz wichtig ist hier, sich von Unterbrechungen zu befreien. Das Handy sollte stumm, das E-Mail-Programm geschlossen sein. Auch mit Kollegen kann man Zeitfenster absprechen, in denen man nicht gestört werden möchte. Das Schöne an solchen individuellen Absprachen ist, dass man sie voll und ganz auf die eigene Leistungskurve abstimmen kann.
Für Menschen, die entgegen dem Durchschnitt am Abend nochmal ein Leistungshoch haben, kann es sogar hilfreich sein, mit dem Vorgesetzten eine Art „Abendarbeit-Regelung“ zu vereinbaren, beispielsweise vom Homeoffice aus. Das ist natürlich nicht immer und an allen Arbeitsplätzen möglich, kann aber, wenn die Möglichkeit besteht, der eigenen Produktivität sehr entgegenkommen. Im Gegensatz dazu sollten Morgenmenschen die Möglichkeit haben, schon früh mit der Arbeit zu beginnen und dafür früher Feierabend zu machen.
Einmal eingeführt, kann die Verteilung der Aufgaben über den Tag nach Leistungshochs und -tiefs eine echte Steigerung der Produktivität und damit auch der Zufriedenheit herbeiführen. Es gibt das Gefühl, mehr im Einklang mit sich selbst zu arbeiten und zu leben. Und es gibt das Gefühl, die Ruhe wirklich geniessen zu können, wenn die Zeit dafür gekommen ist.
