Nachdem wir Ihnen in unserem letzten Artikel gezeigt haben, was die ersten Schritte in Richtung papierloses Büro sind, geht es heute um den Workflow. Denn papierloses Arbeiten erfordert ein Umdenken unserer Arbeitsweise. Hier erfahren Sie, wie Sie auch ohne Post-its & Co. produktiv und effizient arbeiten.

Das Smartphone ist längst ein fester Bestandteil in unserem Alltag geworden. Die Planung des nächsten Geburtstagsfestes wird in einer Whatsapp Gruppe besprochen, per Videoanruf bleiben wir auch mit Freunden in Kontakt, die auf der anderen Seite der Welt leben. Und im Büro? Da kleben wir unseren Kollegen Notizzettel an den Arbeitsplatz, bis wir den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Dabei schadet Papier nicht nur der Umwelt, sondern auch unserem Wohlbefinden. Ist unser Schreibtisch nämlich überfüllt mit To-Do-Listen, setzt unser Körper verstärkt Stresshormone frei.

Dabei ist die papierlose Kommunikation heute einfacher denn je – auch bei der Arbeit. Ein Cloud-System bildet die Basis im papierlosen Büro. Dadurch können Dateien zentral übertragen werden und jeder kann von überall aus darauf zugreifen.

Über Messengersysteme können Sie hervorragend mit Ihren Kollegen kommunizieren, Projekte besprechen, Anweisungen geben und Arbeiten delegieren. Das ist viel effizienter als der Austausch per E-Mail. Es erspart Ihnen Zeit, Geld und Papier.

Die Auswahl an Kommunikationstools ist gross. Es sollte ein einfaches, benutzerfreundliches Tool sein. Beliebt sind zum Beispiel Skype, Asana und Slack. Sie können mit Ihren Kollegen kommunizieren, egal ob diese gerade im Büro sind oder nicht. So lassen sich moderne Arbeitsformen wie Home Office, virtuelle Teams oder Arbeiten in Coworking Spaces  leicht in den Workflow integrieren. Auch Meetings werden in Zukunft immer häufiger virtuell abgehalten. Mit Apps wie GoToMeeting oder Zoom können Sie Ihre Webinare oder Konferenzen ganz bequem von jedem Ort aus abhalten.

Sie sind ein Fan von To-Do-Listen? Dank moderner Technologien müssen Sie auch im papierlosen Büro nicht darauf verzichten. Mit Apps wie todoist oder Wunderlist können Sie digitale To-Do-Listen erstellen und diese mit Kollegen teilen.

Eine spezielle Scan-App (zum Beispiel Scanbot, Paperscan oder Camscanner) bietet sich vor allem dann an, wenn Sie nicht viele Dokumente scannen müssen. Mittlerweile haben auch die meisten Notiz-Apps eine erweiterte Funktion zum Scannen. Der Klassiker unter den Notiz-Apps ist Evernote. Sie können Notizen oder Checklisten erstellen und diese verwalten.

Der Weg zum papierlosen Büro will gut durchdacht und geplant sein und sollte schrittweise erfolgen. Doch es ist möglich, es gibt bereits Werkzeuge, die Sie dabei unterstützen – und damit gehören Ausreden ab sofort der Vergangenheit an: Leiten Sie den ersten Step ein und verabschieden Sie sich von der Papierflut am Arbeitsplatz!