Die Aktenordner stapeln sich, dein Schreibtisch ist ein buntes Kaleidoskop an Post-its und genau das Dokument, das du gerade brauchst, ist irgendwo in der Papierflut untergegangen. Erkennst du dich in dieser Situation wieder? Jeder Mitarbeiter kommt im Jahr auf etwa 8000-10000 Seiten ausgedrucktes Papier. Diese Zahl ist erschreckend, vor allem im Zeitalter der Digitalisierung. Wir zeigen dir, wie du den Papierverbrauch im Büroalltag reduzieren kannst.
Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht ganz leicht, doch die Vorteile liegen auf der Hand:
Papier, das im Aktenschrank einen Dornröschenschlaf hält, nimmt nicht nur extrem viel Platz weg, sondern schadet auch der Umwelt. Durch die Digitalisierung der Dokumente sparst du Platz und Material und tust nebenbei der Umwelt etwas Gutes. Zudem werden die Druckkosten reduziert. Jedes nicht ausgedruckte Blatt Papier zeigt eine unmittelbare und wahrnehmbare Wirkung.
Der Acht-Stunden-Tag verliert immer mehr an Bedeutung und weicht flexibleren Arbeitsmodellen. Gleitzeiten, Home-Office, Coworking Spaces – in der modernen Arbeitswelt wird es zunehmend wichtiger, ortsunabhängig auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. Folgende Schritte solltest du auf dem Weg zum papierlosen Büro beachten:
Schritt 1: Planung & Bestandsaufnahme
Nimm dir für diese Phase besonders viel Zeit. Es geht darum zu erfassen, was genau an Papierdokumenten vorhanden ist. Sortiere aus, was du nicht mehr brauchst und lege genau fest, welche Dokumente digitalisiert werden sollen.
Schritt 2: scannen, scannen, scannen
Nun wird es konkreter, denn es gilt, alle ausgewählten Dokumente zu scannen. Beachte dabei: Scanner ist nicht gleich Scanner. Um Frust über die schlechte Qualität der Scans zu vermeiden, solltest du dich bevor du mit dem Scannen beginnst Gedanken über die Anschaffung eines geeigneten Dokumentenscanners machen. Achte beim Scanvorgang auf die richtigen Einstellungen, denn manuelles Nacharbeiten kostet dich viel Zeit.
Mögliche Produkte sind:
Mobile-Scanner für Unterwegs: https://www.digitec.ch/5620158
Scanner für grosse Papierberge: https://www.digitec.ch/9864063
Scanner für Bücher und Magazine: https://www.digitec.ch/639410
Schritt 3: Ordnerstruktur & Verwaltung
Hier ist Effizienz gefragt. Du hast alle Dokumente gescannt und musst dir nun Gedanken über eine übersichtliche Ordnerstruktur machen. Denn sonst geht es dir wie bisher und du verbringst Stunden mit der Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen. Achte bei der Benennung der Dokumente auf eine einheitliche Struktur und die entsprechenden Keywords.
Schritt 4: Papier ade
Bevor du dich komplett vom Papier verabschiedest, solltest du an die Erfüllung der rechtlichen Auflagen denken. Einige Dokumente wie Handelsbücher, Geschäftsbriefe oder Jahresabschlüsse sind an Aufbewahrungsfristen gebunden. Hier erfährst du mehr über rechtliche und steuerliche Unterlagen, die du in Printform aufbewahren musst. Dokumente ohne Aufbewahrungsfristen kannst du getrost dem Schredder übergeben.
Damit das papierlose Büro im Arbeitsalltag funktioniert, ist der Rückgriff auf bestimmte Tools hilfreich. Wir zeigen dir im zweiten Teil der Blog-Serie, mit welchen Tools du produktiv arbeitest – ganz ohne Papier.
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